Commis aux Ateliers, Commercial et Web

DESCRIPTION SOMMAIRE DE LA FONCTION

Sous la supervision du coordonnateur, le titulaire de ce poste accueille et informe la clientèle en ce qui a trait aux activités reliées au département. Il reçoit et répond aux appels, messages téléphoniques et demande d’information. Il enregistre toutes les demandes de formations privées. Effectue les ventes à la caisse, reçoit les argents et autres contreparties, effectue les dépôts et balance sa caisse en fonction des procédures établies. Il assure le soutien clérical du département quant au travail général de secrétariat et exécute toute autre tâche connexe.

 

Réception

  • Répondre aux  appels entrants, prendre les messages et effectuer les retours d’appels;

  • Répondre aux courriels de demande d’informations;

  • Gérer la boîte vocale et ses messages d’accueil (la boîte vocale doit être vide lors des départs pour lunch et fin de journée);

  • Accueillir chaleureusement les clients des ateliers et du commercial;

  • Changer à la fin de la journée le message d’accueil du poste 200;

  • Ouverture et fermeture des salles;

  • Vérifier que la porte 6229-A est bien barrée  (système de porte dans l’ordinateur);

  • Armer le système d’alarme au besoin.

 

 

Service à la clientèle / Ventes / Caisse

  • Bien conseiller le client via le service et l’information demandée;

  • Acheminer les plaintes des clients au coordonnateur qui fera le suivi auprès d’eux;

  • Envoi de lettres aux clients au besoin (oubli de facture, ateliers annulés, remboursement, etc.);

  • Effectuer les transactions de caisse en suivant rigoureusement les procédures de caisse;

  • Vérifier les autorisations de crédit auprès du département des Finances avant de conclure une vente lorsqu’un code d’accès est demandé;

  • Être vigilant pour repérer les fraudeurs, voleurs (fausse monnaie, carte de crédit/débit volée);

  • Traiter les retours et échanges en fonction des politiques de la compagnie et faire signer les factures par le coordonnateur;

  • Porter une attention particulière aux coupons rabais, les cartes cadeaux et toutes autres transactions;

  • Appeler les commandes commerciales à l’entrepôt puis facturer les livraisons

  • Balancer la caisse à la fermeture, préparer les rapports nécessaires pour la comptabilité;

  • Effectuer le dépôt à la fin de chaque journée et cela, en fonction des procédures établies;

  • Être au courant des promotions et activités du département;

  • Faire le suivi des produits B/O du commercial et du soutien téléphonique avec les achats puis les clients;

  • Envoi des passerelles de paiements du magasin via le formulaire Intranet;

  • Prise de paiements manuels pour le soutien téléphonique.

 

 

Web

  • Traiter les commandes web;

  • Appeler les banques pour vérifications;

  • Contacter les clients pour les suivis de commandes;

  • Envoi de Quickpart pour les frais de livraison ainsi que les produits B/O.

Formation privée / conférences Lozeau présente /autres événements

  • Monter la salle en fonction de l’événement;

  • Distribuer la documentation au besoin;

  • Préparer le café avant le début des formations au besoin;

  • Remettre une bouteille d’eau au conférencier avant le début de l’atelier;

  • Accueillir les participants et remettre les coupons rabais au besoin;

  • Faire signer le document au formateurs / conférencier;

  • Inscrire les clients aux formations privées ou événements Lozeau;

  • Louer les salles et studios;

  • Prendre les présences lors des événements Lozeau;

  • Envoi du courriel satisfaction client après une formation privée;

  • Faire la présentation du conférencier ou du formateur;

  • Faire le démontage de la salle et le rangement;

  • Finaliser au besoin l’installation des salles pour les ateliers / conférences du lendemain, salles montées, documentation imprimée, matériel loué, etc.);

  • Faire les confirmations des conférenciers et des clients (2 jours avant l’atelier) au besoin;

    • Pour les clients : par téléphone;

    • Pour les conférenciers ou formateurs: par téléphone et par courriel (les deux obligatoirement);

    • Demander aux conférenciers / formateurs s’ils auront besoin de matériel supplémentaire pour leur  atelier.

Soutien administratif

  • Faire la mise à jour du rapport satisfaction client;

  • Effectuer diverses tâches de classement.

Entretien des salles et des locaux 

  • Assurer la propreté de la cuisinette et des studios;

  • Responsable à tenir le bureau de la réception propre et bien rangé pour le prochain commis.

 

 

Autres tâches connexes 

  • Participer aux réunions départementales;

  • Préparer et participer au vernissage (1 jeudi soir/mois);

  • En charge des réservations et participe aux  activités des ateliers : Lozeau présente, ateliers, événement fournisseurs, etc.;

  • Recommander à son supérieur des stratégies, activités et méthodes visant l'atteinte des objectifs établis;

  • Entretenir un climat de coopération et de motivation;

  • Travailler en collaboration avec les autres employés de son département et de la société;

  • Exécuter toutes autres tâches connexes à sa fonction à la demande de son supérieur.

Disponibilité :

 Vous devez être disponible les soirs et les fins de semaine (20h à 25h par semaine)

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