Adjoint(e) à l’administration

Description sommaire du poste

Dans ce rôle, le ou la titulaire du poste relèvera directement du Directeur général. L'adjoint(e) remplira un rôle de soutien complet, réalisera un ensemble de tâches visant à soutenir le CA. Il s’agira plus spécifiquement d’assurer un soutien technique, d'effectuer certaines tâches cléricales (rédaction, traduction, etc.), la gestion des agendas, des réservations/planifications de projets externes, l'accueil des visiteurs, l'organisation de la révision des procédures, et suivi de dossiers divers.

 

Tâches reliées au poste

  • Offrir un soutien administratif à tous les membres de l’Administration et de la Direction;

  • Gérer l'agenda des membres du CA (prise de rendez-vous, planification, réservation des salles, etc.);

  • Gérer les boites courriels et assurer le suivi des tâches (suivi des échéances et envoi de rappels);

  • Faire la planification complète de certaines réunions (réservations, logistique, matériel, etc.) et participer dans le besoin (prise des minutes);

  • Organiser et coordonner divers dossiers et événements, internes ou externes, en collaboration avec les ressources humaines;

  • Assurer la communication à l'interne pour divers dossiers;

  • Réaliser la gestion de certains projets à la demande de l'Administration;

  • Effectuer toutes tâches connexes à la demande du superviseur.

 

Connaissance, compétences et habiletés (CCH)

 

  • Expérience d’au moins 3 ans en assistance à la haute direction;

  • Excellent sens de l’organisation; notamment, aptitude à gérer simultanément des tâches et des responsabilités variées;

  • Pensée stratégique;

  • Compétences remarquables en communication orale et écrite et parfaitement bilingue (français et anglais, parler et écrit);

  • Très fortes aptitudes pour les relations interpersonnelles;

  • Sens de l’urgence et des priorités;

  • Service à la clientèle de haut niveau;

  • Aptitudes pour la gestion de projets;

  • Sens de l’initiative, autonomie et capacité à s’adapter facilement à un milieu en changement constant, débrouillardise démontrée;

  • Compétences exceptionnelles en informatique: connaissance approfondie de Word, Excel, PowerPoint, Outlook et très à l’aise avec les technologies en général.

Éducation et expérience

 

DEC en technique de bureautique combinée à un minimum de 3 ans d’expérience ou très grande expérience équivalente.

Nous offrons

  • Poste permanent à temps complet (37.5h/semaine);

  • Formation continue (photo, gestion et autres formations pertinentes);

  • Plusieurs avantages (assurances groupe, horaire flexible, activités, programme de reconnaissance, rabais avantageux sur nos produits et services, salle de repos équipée pour les pauses repas);

  • Un salaire en fonction de l’expérience et des compétences;

  • Tout le bonheur de faire partie de la plus belle et grande équipe spécialisée de l’industrie!

*Mandat temporaire avec possibilité de permanence

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